Uma reunião de retrospectiva é um evento recorrente, particularmente em equipes de desenvolvimento de software, para rever e refletir sobre como a equipe vem trabalhando; enaltecer o que deu certo; e procurar formas de melhorar o que não está indo tão bem assim.
Em geral, uma retrospectiva consistirá das seguintes atividades, a serem feitas por todos os envolvidos juntos:
- Revisar última retrospectiva
- Preparar listas (por exemplo: o que foi bem, o que pode melhorar, tarefas para próxima reunião)
- Para cada lista, escrever tíquetes
- Juntar tíquetes similares
- Votar nos tíquetes mais importantes
- Discutir os tíquetes, focando nos mais importantes
- Criar tarefas na medida que for necessário
Como mencionado anteriormente, retrospectivas são reuniões recorrentes, então é necessário definir uma frequência de realização. Dependendo da equipe e do ritmo de trabalho, qualquer período entre 2 semanas e 1 mês pode ser o suficiente para dar tempo das mudanças sugeridas terem efeito mas não ser tão frequente ao ponto de não ter o que discutir.
Se essa não for a primeira, é interessante rever a retrospectiva anterior para que a equipe tenha uma ideia de onde ela estava anteriormente e facilitar o processo de comparar com a situação atual.
Com relação às listas, a sugestão é usar as seguintes:
- O que foi bem
- O que pode melhorar
- O que fazer até a próxima reunião
Naturalmente, estas listas podem ser ajustadas dependendo das necesidades da equipe. Por examplo: algumas equipes gostam de ter uma lista chamada "quem está de parabéns" para poder elogiar membros em particular da equipe pelo seu trabalho excepcional.
No momento de escrever tíquetes para cada lista, é interessante definir um tempo limite para preencher as listas. Depedendo do tamanho da equipe, qualquer duração entre 30 segundos até 5 minutos pode fazer sentido. É interessante frisar que os tíquetes devem ser anonimazados para incentivar todos a contribuir sem medo de julgamento da equipe.
Depois que os tíquetes estiverem escritos, pode ser que alguns se refiram ao mesmo assunto. Neste caso, juntá-los em um único tíquete pode simplificar a visualização dos tópicos no quadro.
Em seguida, os membros da equipe devem votar nos tópicos mais importantes. Aqui, cada um terá um número limitado de votos (por exemplo, 5 para um) e poderá escolher quais os tópicos que são mais pertinentes e prioritários para discussão, seja lá qual for o motivo. Após a votação, é recomendado colocar os assuntos mais votados no topo para indicar quais devem ser a prioridade.
Uma vez votados, uma conversa sobre cada um dos tópicos deve surgir. De preferência, para cada um dos tópicos mais votados, a equipe inicia uma discussão procurando compreender o que deu certo para poder repetir; e como consertar o que não foi tão bem para poder melhorar no futuro. Indicar tarefas e possíveis responsáveis por elas com objetivos concretos é fundamental para catalisar qualquer tipo de mudança.
Ao final da reunião, o resultado final será um quadro com algumas listas indicando a percepção atual da equipe sobre como ela está; e algumas tarefas para poder continuar com o processo de melhora contínua. Este quadro deverá ser revisto na próxima retrospectiva para servir de contexto para a reunião.